De Out of Office-mail: een vergeten schat op de werkvloer
De feestdagen zijn in aantocht, dat betekent voor veel mensen tijd met de familie, lekker eten en misschien zelfs een paar extra dagen verlof. Maar tijdens dat verlof staat de wereld niet stil, andere mensen zijn aan het werk, en het zou kunnen dat ze jou ergens voor nodig hebben. Gelukkig is er een manier waarop jij ongestoord van je vakantie kan genieten en zij verder kunnen met hun werk: de Out of Office-mail.
Het nut van een OOO-mail
Een Out of Office-mail biedt voordelen voor jou, je collega’s, partners en klanten. Lees hieronder de meerwaarde die het iedereen brengt.
- Voor jezelf:
Door een duidelijke afwezigheidsmelding stel je meteen de juiste verwachtingen. Iedereen weet dat je niet beschikbaar bent, waardoor je tijdens je verlof écht kan genieten van rust, zonder onverwachte telefoontjes of schuldgevoel over onbeantwoorde mails. Bovendien keer je terug zonder een backlog aan mails en frustraties van mensen die dagenlang op een antwoord hebben gewacht. - Voor je collega’s:
Je collega’s zijn direct op de hoogte van je afwezigheid en moeten niet tevergeefs wachten op een antwoord. Ze weten meteen dat je niet beschikbaar bent en belangrijker, bij wie ze wel terechtkunnen. Dat bespaart hen tijd en zorgt ervoor dat projecten gewoon verder kunnen lopen. - Voor klanten en partners:
Ook extern is een Out of Office-mail een teken van professionaliteit. Je laat zien dat je proactief omgaat met hun vragen en ze niet zomaar aan hun lot overlaat terwijl je weg bent. Door een alternatief contact te vermelden, blijven projecten en aanvragen vlot doorgaan. Zo vermijd je ontevreden klanten of, in het ergste geval, dat ze op zoek gaan naar iemand anders die hen wel van een antwoord voorziet.
Al deze voordelen, voor een kleine moeite. Er is eigenlijk geen enkel nadeel aan het instellen van een automatisch antwoord, dus waarom zou je dat dan niet doen?
Tips voor een goede Out of Office-mail
Een OOO-mail is allesbehalve ingewikkeld, volg deze tips en met vijf minuten werk heb je een perfecte boodschap die je veel zorgen zal besparen.
- Houd het kort en concreet;
- Vermeld wanneer je terug bent;
- Geef de contactgegevens van een collega die jouw workload opvangt;
- Laat eventueel weten hoe je bereikbaar bent bij noodgevallen;
- Voeg eventueel een tweede taal toe;
- Controleer of het staat ingesteld voor de juiste periode.
Gebruik je een Outlook e-mailadres, dan kan je makkelijk een aparte mail instellen voor mensen binnen je organisatie en externen. Op die manier kan je wat meer info geven en informeler zijn naar je collega’s en nog steeds kort en professioneel naar anderen.
Stel voor je je laptop dichtklapt nog je Out of Office in en geniet volop van een rustgevende vakantie.
