Communicatie, niet voor de laatste knip
De adrenalinerush van een project dat snel af moet zijn, heeft zijn charmes, maar eerlijk… goede communicatie is geen achterafje. Wie tijdig na begint te denken over interne en externe communicatie bespaart zich aan het einde van de rit heel wat leed.
Stel: je bedrijf doet een overname. Wekenlang wordt er onderhandeld, wordt er geschaafd aan de overeenkomst, de prijs en de voorwaarden. Op een mooie dag wordt de overeenkomst getekend en de champagne ontkurkt. En natuurlijk wil je het nieuws dan ook aan de wereld bekendmaken, dus wil je snel communiceren en neem je contact op met je communicatiepartner
Bovenstaand scenario speelt zich vaak af in de communicatiewereld. Doorgaans worden onderhandelingen of overeenkomsten zo lang mogelijk stil gehouden. Daar zijn goede argumenten voor: vaak gaat het om zeer gevoelige informatie, die mogelijk invloed heeft op het personeel of de waarde van het bedrijf.
Toch willen we hier een lans breken om je communicatiepartner al zo vroeg mogelijk in het proces te betrekken. Goede communicatie kan immers het verschil maken in de perceptie bij je personeel en geeft je de kans om de insteek van je boodschap zelf te bepalen.
Net als wijn laat je de communicatie best wat rijpen. Tijd geeft je de kans om samen met je communicatiepartner te brainstormen over je boodschap en de manier waarop je deze naar buiten wil brengen. Alles kan zo gestroomlijnder verlopen en er zijn meer mogelijkheden om feedback te geven. Bij een last minute-operatie kunnen ook altijd lijken uit de kast vallen, zoals databases die niet up-to-date zijn of een belangrijke manager die niet over een geschikte persfoto beschikt. Ten slotte is de kans veel kleiner dat er op het moment suprême ruis op de lijn zit als je wat meer tijd neemt voor communicatie.
Vaak wordt er bij bijvoorbeeld een fusie of een overname alleen aan een persbericht gedacht als men over communicatie nadenkt. Een persbericht kan een essentieel onderdeel zijn, maar er komt ook veel meer bij kijken dan dat. Hoe breng je je klanten op de hoogte? Hoe maak je duidelijk hoe de toekomst er voor hen uitziet en hoe ga je om met hun vragen? Hiervoor zijn brieven, e-mails en lijsten met vaak gestelde vragen de oplossing. Zaken die uiteraard allemaal voorbereid moeten worden, en evenveel zorg verdienen als een persbericht.
Zo mogelijk nog belangrijker dan de externe communicatie is de interne communicatie. Je personeel is het hart van je bedrijf en het is cruciaal dat zij mee zijn in het nieuwe verhaal dat je probeert te schrijven. Een ingrijpende verandering die geen draagvlak heeft bij het personeel heeft geen grote kans op slagen. Ook intern moet er een grondig communicatietraject uitgewerkt worden.
Een goede tip om jouw communicatietraject meer kans van slagen te geven, is om tijdig te beginnen nadenken over de boodschappen. Breng de juiste mensen bij elkaar en laat die input geven aan je communicatiepartner. Brainstorm samen over de mogelijkheden en kom zo tot een coherente strategie.
Immers: de tijd die je op voorhand spendeert aan goede communicatie, bespaart je kopzorgen achteraf.
