Productief telewerken: tips vanuit 20 jaar ervaring met telewerk

by Luna

7 tips om optimaal van thuis uit te werken

Bij Luna kunnen werknemers al sinds 1998 een dag per week telewerken. Lang voor het concept populair was dus. In het verleden stonden sommige van onze klanten wat argwanend tegenover telewerk. Ze moesten immers de controle leren loslaten. Niet bij ons. De medewerkers hier kregen het volle vertrouwen om van thuis uit te werken.

Toen we in lockdown gingen, besloot de regering om van telewerken de norm te maken. Dit zorgde ervoor dat iedereen van de ene dag op de andere plots thuis zat en daar moest verder werken. Net als in ons bedrijf, konden sommige werknemers dus voor de crisis al telewerken. Anderen ontdekten dit voor de eerste keer. Uiteraard rezen er bij iedereen vragen zoals: hoe kan je productief blijven? Hoe houd je contact met je collega’s als je hen niet ziet?

Met de alweer stijgende coronacijfers, blijven veel werkgevers werken op afstand aanmoedigen. Ze hebben nu eindelijk gezien dat de voordelen de bovenhand nemen op de nadelen. Bovendien blijkt uit verschillende enquêtes dat werknemers de smaak van telewerken te pakken hebben en zelf graag één à twee dagen per week willen blijven telewerken. Gezien het toenemende belang van afstandswerken, hebben we bij Luna besloten om enkele van onze in-house tips met jullie te delen!
Onze 7 thuiswerktips:

  1.  Creëer routine
    We raden je aan om je dag te beginnen met een planning – om efficiënt te werken en niet afgeleid te zijn. Het kan immers verleidelijk zijn om even snel een wasje te draaien, of iets op het vuur te zetten. Voor je het weet ben je daar langer mee bezig dan je denkt, en zijn je gedachten meer bij je boodschappenlijst dan bij wat je allemaal moet doen qua werk. Met een planning weet je precies wat je allemaal te doen staat en kan je alles op een aangename en gestructureerde manier aanpakken.
  2. Behoud regelmatige werkuren
    Het eenvoudigste voor de meeste mensen is om exact te doen wat je op kantoor ook doet. Als je normaalgezien van 9u tot 17u werkt met een pauze van een halfuurtje, dan is het een goed idee om datzelfde ritme aan te houden als je telewerkt. Op die manier blijf je in dezelfde routine. Routine is cruciaal als je meer dan een dag per week van thuis uit werkt. Als je op een vast uur opstaat, week én weekend, houd je bovendien je productiviteit en energieniveau hoog.
    Anderzijds kan je als je telewerkt – als dit mogelijk is natuurlijk – vroeger beginnen werken of later doorwerken. Vis voor jezelf uit of je productiever bent in de ochtend of in de avond en plan zo je werkdagen in. Bovendien kan je natuurlijk perfect af en toe wat langer doorwerken als er echt iets af moet, maar laat dit best geen gewoonte worden. Denk er aan om je werkuren – indien ze anders zijn dan de kantooruren – te bespreken met je collega’s en je baas.
  3. Las voldoende pauzes in
    Uiteraard is werken tijdens de werkuren de prioriteit, maar pauzes zijn minstens even belangrijk. Vrije momentjes zorgen ervoor dat je je gedachten even kan verzetten en je je vervolgens beter kan concentreren. Ter vervanging van een praatje bij de koffiemachine, kan je je collega’s altijd eens bellen als je nood hebt aan een korte babbel. Je kan ook naar buiten gaan als het mooi weer is, je benen strekken en wat rondwandelen. Een pauze hoeft niet lang te zijn, maar een frisse neus halen, doet wel veel voor de kwaliteit van jouw werk. Pauzes zijn cruciaal om productief en geconcentreerd te blijven werken doorheen de dag! Dus je hoeft je daar niet schuldig over te voelen.
  4. Onderhoud sociale contacten
    Het is noodzakelijk om ook van op afstand in contact te blijven met collega’s en klanten. Dankzij de meest recente technologieën en digitale middelen, kunnen we gemakkelijk met elkaar blijven communiceren. Hoe wij dat doen bij Luna? We beleggen wekelijks een team meeting met onze collega’s en plannen besprekingen of gesprekken in met klanten via Microsoft Teams. Bovendien creëerden we ook een Whatsapp-groep die de kantoorhumor gewoon laat doorgaan.
  5. Houd werk en privéleven gescheiden
    Ondanks het feit dat je kantoor nu in je thuisomgeving ligt, moet je het onderscheid blijven behouden tussen jouw werk en privéleven. Makkelijker gezegd dan gedaan? Dat geloven we gerust. Afhankelijk van jouw job, lijkt het ons belangrijk om afspraken te maken met jezelf, jouw baas, jouw collega’s en jouw gezinsleden. Goede afspraken maken goede vrienden!Daarnaast kan het ook helpen om in huis een aparte kamer te voorzien om als werkplek te gebruiken, als dit natuurlijk kan. Zo creëer je toch nog een onderscheid tussen jouw werkplaats en jouw privéleven. De balans tussen werk en privéleven kan best altijd behouden blijven ook al is de fysieke grens tussen de twee niet (meer) zichtbaar!Wat ook kan helpen om je thuis meer ‘op de werkvloer’ te voelen is je werkkleren aantrekken wanneer je opstaat. Als je je aankleedt alsof je werkelijk naar kantoor zou gaan, dan kan dat je helpen om met een professionele ingesteldheid aan je dag te beginnen. Wanneer je je werk afsluit, trek je dan gewoon weer je vrijetijdskleding aan. Of je voorziet een specifieke kledingset, een aparte jogging bijvoorbeeld, die je na een tijdje associeert met werk. Opgelet: er zijn mensen die heel comfortabel in enkel een T-shirt of hemd en hun ondergoed werken – zeker bij warme temperaturen – maar dat dan vergeten wanneer ze in een online meeting zitten en zonder nadenken opstaan om iets te gaan halen…
  6. Optimaliseer jouw thuiskantoor
    Het thuiskantoor is best een georganiseerde omgeving zijn waar je efficiënt kan werken. Zoek een rustig plekje waar je afgezonderd bent van andere gezinsleden en zet daar jouw bureau op. Dat plekje kan zowel binnen in huis als buiten in de tuin zijn. Afhankelijk van de weersvoorspelling kan je je kantoor eens van plaats veranderen. Naast de werkelijke kantoorruimte is er de setting van de meubels. Je kunt je werkelijke kantooromgeving zo goed mogelijk kopiëren, zodat het lijkt alsof je echt op kantoor bent. Of je kunt elders gaan werken: bij je ouders wanneer ze een dagje weg zijn en er dus niemand thuis is, of in een telewerkcentrum waar je vaak aan lage prijzen terecht kunt.Tot slot is ergonomie ook bijzonder belangrijk. Als je op kantoor met twee schermen werkt, kan het handig zijn om ook thuis een tweede scherm te installeren. Een keukentafel heeft soms ook een andere hoogte dan een bureau; kijk daar ook naar. Een gezonde zithouding is cruciaal om rugproblemen in de toekomst te vermijden. Daarom lijkt het ons ook slim om eenmalig te investeren in een goede bureaustoel die aanpasbaar is aan jouw bureau. Uiteraard moet jouw thuiskantoor ook uitgerust zijn met een snelle Wifi-verbinding om op een normale en aangename manier te kunnen telewerken.
  7. Vraag naar het telewerkbeleid
    Als je de mogelijkheid hebt om van thuis uit te werken, is het handig om te weten wat de specifieke afspraken zijn. Wat kan er en wat kan er absoluut niet? Het handigste is om een telewerkbeleid te vragen aan jouw werkgever. Dit beleid zal voor een kader zorgen waardoor je duidelijkheid krijgt. Als iedereen de spelregels kent, is het niet moeilijk om zich eraan te houden, en zijn er ook geen discussies achteraf!Bij Luna staat er bijvoorbeeld in de telewerkpolicy dat thuiswerken niet kan gecombineerd worden met de oppas van een ziek kind, dat altijd ook de nodige aandacht vraagt. Tenzij het expliciet wordt afgesproken. In coronatijden was dat natuurlijk wel toegelaten, maar op lange termijn is dat een voorbeeld van een afspraak die een werkgever in zijn telewerkpolicy kan opnemen. Telewerk is here to stay, dus dit is een investering die zeker de moeite waard is. Vele sociale secretariaten kunnen je werkgever wellicht helpen met een template hiervoor.

We hopen alvast dat onze tips je kunnen helpen om productief en efficiënt van thuis uit te werken!

Het Luna-team

Leave a comment